辦公用家具是由功能、結構、外觀形式三種要素組成，這三種因素既相互聯系又相互制約，促進家具的發展。下面分別闡述這三個要素的主要內容及相互之間的關系。
1、辦公用家具的功能
任何一件辦公用家具都是為一定的目的而設計制作的。因此功能構成是構成辦公用家具的中心環節，是主導因素，是辦公用家具存在與發展的動力。在進行辦公用家具設計時，首先應從功能的角度出發，收集辦公用家具使用者的信息，收集辦公用家具旋轉環境相關信息，以此來決定辦公用家具材料、結構和外觀形式。
一般而言可把辦公用家具產品的功能分為四個方面，即技術功能、經濟功能、使用功能與精神功能。
2、辦公用家具的結構
結構是組成辦公室家具零件之間的連接方式。結構對辦公室家具的使用者產生的生理和心理的影響。零部件之間聯接方式取決于材料和配件的性能特點，基于人體工程學原理的結構設計可以提高人們的工作效率。
3、辦公室家具的外觀
外觀形式是辦公室家具的功能和結構的直觀表現。辦公家具的外觀形式依附于結構，但是外觀形式有較大的自由度，同一外觀形式可以采用不同的結構。辦公家具品牌產品的外觀也可以理解為辦公室家具造型給人的產生的第一感覺，具有傳遞信息的作用，直接發揮了辦公室家具的審美功能。
